Aviso de Confidencialidad en las firmas del correo

Una práctica muy común en muchas empresas y despachos de abogados es introducir un aviso de confidencialidad en sus firmas de correo electrónico.

El aviso de confidencialidad es un texto de marcado carácter legal que se suele colocar en la firma de los correos de empresa para avisar al destinatario del correo de determinadas circunstancias, generalmente relacionadas con la confidencialidad del contenido.

Se verá mucho mejor con un pequeño ejemplo:

Este envío es confidencial y está destinado únicamente a la persona a la que ha sido enviado. Puede contener información privada y confidencial. Si usted no es el destinatario al que ha sido remitida, no puede copiarla, distribuirla ni emprender con ella ningún tipo de acción. Si cree que lo ha recibido por error, por favor, notifíquelo al remitente.

This transmission is confidential and intended solely for the person to whom it is addressed. It may contain privileged and confidential information. If you are not the intended recipient, you should not copy, distribute or take any action in reliance on it. If you believe that you have received this transmission in error, please notify the sender.

¿Por qué no sirve de nada poner un aviso de confidencialidad en la firma de tu correo?

La respuesta es tan obvia… no podemos obligar a nadie a nada enviando un correo sin aceptar algo cuando no ha dado visto bueno de conformidad previamente, no podemos obligar que acepten algo con que vean simplemente un correo electrónico…

 

A veces es lamentable que empresas usen firmas con frases tan fuertes, pero puede ser contradictorio ya que el que reveló la información “privada” las tiene todas de perder y no el que lo recibió.

Cuidado también las frases como “Las opiniones expresadas en este correo electrónico deberán ser confirmadas por escrito y firmadas por el remitente para tener validez legal, por lo que el correo electrónico no es el medio apropiado para emitir opiniones o recomendaciones formales».

Ya que un correo electrónico si puede ser usado como evidencia en un juicio.

El aviso de confidencialidad sí que puede, en cambio, ser útil en casos en los que el sujeto que emite el correo electrónico y el que lo recibe tienen firmado cualquier tipo de acuerdo de confidencialidad en el que se obligue al segundo de mantener en secreto ciertas informaciones que se puedan obtener del primero.

Es cierto que para ello ya funcionará el propio contrato, pero no estará de más avisar directamente de que esta información en concreto de este correo electrónico concreto, es confidencial y se somete a lo pactado en el acuerdo.

Para ello podrá ser interesante aludir al nombre o fecha del contrato, y en cualquier caso siempre eliminar todo lo referido a cosas como “Si usted no es el destinatario tenga en cuenta que la distribución de la información está prohibida”, pues ya sabemos que no podemos crear obligaciones a personas que ni conocemos.

Respetándose todo ello y como excepción a la norma, el uso del aviso de confidencialidad se muestra útil y hasta recomendable en estos casos.

 

Eliminado el aviso de confidencialidad ¿qué utilizo como firma?

 

En cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, xxxx SL pone en su conocimiento que esta información ha sido remitida por personal al servicio de la citada empresa con la finalidad de cumplimiento de las funciones de su competencia. Ponemos en su conocimiento la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad de datos, limitación del tratamiento y olvido en los términos establecidos en la legislación vigente, que podrá hacer efectivos dirigiéndose por escrito a xxxx SL, con dirección en xxxx. Si desea dejar de recibir correos de esta lista, reenvíe este e-mail a xxxx.

 

Por tanto, el aviso de confidencialidad debe de ser limitado únicamente a determinadas circunstancias muy concretas, por lo que recomendamos deshacerse de ellos de forma total en los casos en los que aquellas no se cumplan.

En caso contrario se podrá perjudicar la imagen de la empresa a cambio de nada, pues ese es el beneficio de incluirlas en la firma de los correos.